Reha TestVERİ YAŞAM DÖNGÜSÜ
Veri Saklama ve İmha Politikası
Bu politika Reha Test hizmetinde verilerin hangi ölçütlerle saklandığını ve saklama gereği sona erdiğinde uygulanan silme, yok etme veya anonimleştirme yaklaşımını açıklar.
1. Amaç ve kapsam
Politika; Reha Test'in veri sorumlusu sıfatıyla tuttuğu ziyaretçi, kullanıcı hesabı, sözleşme, destek ve işlem güvenliği kayıtları ile kurumlar adına veri işleyen sıfatıyla barındırdığı kayıtların saklama ve imha ilkelerini kapsar.
Öğrenci, veli ve personel kayıtlarının özgün saklama süresini veri sorumlusu olan rehabilitasyon kurumu, tabi olduğu eğitim, sağlık, iş ve mali mevzuata göre belirler. Reha Test bu kayıtları kurumun belgelenmiş talimatı ve sözleşme hükümleri doğrultusunda işler.
2. Saklama ilkeleri
- Veri, işleme amacı veya kanuni yükümlülük devam ettiği sürece saklanır.
- Aynı kayıt için birden fazla süre varsa daha uzun kanuni veya uyuşmazlık süresi dikkate alınır.
- Aktif kullanım sona erdiğinde erişim kapsamı daraltılır; silme talebi hukuki saklama zorunluluğuna karşı değerlendirilir.
- Yedeklerdeki kayıtlar yedek döngüsü içinde erişilemez hale gelir; geri yükleme yapılırsa imha kararı yeniden uygulanır.
- İmha işlemi kayıt altına alınır ve yetkili kişilerce yürütülür.
3. Veri kategorilerine göre saklama ölçütleri
| Veri kategorisi | Saklama ölçütü | Sürenin başlangıcı |
|---|---|---|
| Kullanıcı hesabı ve yetki | Hesap aktif olduğu sürece; sonrasında güvenlik, sözleşme ve hak arama için gerekli süre | Hesabın kapatılması |
| Oturum ve işlem güvenliği kayıtları | Güvenlik olayını araştırmak ve hukuki yükümlülüğü karşılamak için gereken sınırlı süre | Kaydın oluşması |
| Audit / kritik işlem geçmişi | Kurum sözleşmesi, denetim ihtiyacı ve uygulanabilir zamanaşımı süreleri | İşlemin gerçekleşmesi |
| Sözleşme ve faturalama kayıtları | Vergi, ticaret ve borçlar mevzuatındaki zorunlu süreler | Belgenin veya ilişkinin sona ermesi |
| Destek ve başvuru kayıtları | Talebin çözümü, hizmet kalitesi ve olası uyuşmazlık için gerekli süre | Talebin kapanması |
| Kurumun öğrenci/personel kayıtları | Veri sorumlusu kurumun onaylı saklama planı ve tabi olduğu mevzuat | İlgili eğitim, çalışma veya kayıt ilişkisinin sona ermesi |
| Yedek kopyalar | Teknik yedek rotasyonu ve felaket kurtarma için tanımlı döngü | Yedeğin oluşturulması |
Kesin süre; kayıt envanteri, sözleşme, ilgili kurumun saklama-imha politikası ve o tarihte yürürlükte olan mevzuat birlikte değerlendirilerek belirlenir. Kanuni bir inceleme, dava veya yetkili makam talebi varsa yalnız ilgili kayıt için imha askıya alınabilir.
4. İmha yöntemleri
Silme
Veri, ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Uygulama kayıtlarında geri alınabilir silme, imha süreci tamamlanana kadar kontrollü ara aşama olarak kullanılabilir.
Yok etme
Verinin bulunduğu sistem veya ortamdan teknik olarak geri getirilemeyecek şekilde çıkarılmasıdır. Uygulanacak yöntem ortamın türü ve risk düzeyine göre belirlenir.
Anonimleştirme
Veri, başka verilerle eşleştirilse dahi belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilir. İstatistiksel ihtiyaç sürüyorsa tercih edilebilir.
5. Periyodik gözden geçirme ve sorumluluk
Saklama gereği sona eren kayıtlar, veri envanteri ve sözleşmesel yükümlülükler doğrultusunda periyodik olarak değerlendirilir. Hizmet sağlayıcının veri sorumlusu olduğu kayıtlar için periyodik imha aralığı altı ayı aşmaz. Kurum verilerinde imha kararı veri sorumlusu kurum tarafından kendi politikasındaki periyoda göre verilir; Reha Test doğrulanmış talimat üzerine teknik işlemi uygular. Güvenlik ve denetim kayıtları yalnız yetkili teknik veya idari rollerce erişilebilir.
6. Silme veya bilgi talebi
Reha Test kullanıcı hesabınız veya kamu sayfalarıyla ilgili talebinizi Hizmet sözleşmesinde belirtilen iletişim kanalı üzerinden iletebilirsiniz. Öğrenci, veli veya çalışan kaydı için veri sorumlusu olan rehabilitasyon kurumuna başvurulmalıdır. Talep, kimlik ve yetki doğrulamasından sonra kanuni saklama zorunluluklarıyla birlikte değerlendirilir.
7. Sürüm yönetimi
Politikanın kapsamını veya saklama yaklaşımını etkileyen her değişiklikte sürüm numarası ve yürürlük tarihi yenilenir. Önceki sürümler bilgi talebi üzerine paylaşılır.